Wie KMUs der Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit dem VSME gelingt
Auch wenn sie nicht unter gesetzliche Pflichten zur Berichterstattung fallen: Nachhaltigkeit wird auch für kleine und mittlere Unternehmen immer wichtiger. Kunden, Geschäftspartner und Investoren fordern zunehmend transparente Informationen zu Umwelt-, Sozial- und Governance-Themen. Gleichzeitig übersteigen komplexe Berichtsstandards die Ressourcen vieler KMU. Der VSME bietet hier eine passende Lösung: Der freiwillige Standard ist auf die Anwendung in kleinen und mittleren Unternehmen ausgelegt und ermöglicht strukturierte Nachhaltigkeitsberichterstattung ohne übermäßigen Aufwand.
In diesem Beitrag stellen wir den VSME vor, zeigen, wie Unternehmen damit einen einfachen Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung finden können und erklären, warum sie das auf jeden Fall tun sollten.
Was ist der VSME?
VSME steht für "Voluntary Sustainability Standard for SME" und ist ein freiwilliger Nachhaltigkeitsstandard, der speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Entwickelt wurde der Standard durch die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG), die damit eine praktikable Alternative zur komplexen Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) geschaffen hat. Ein zusammenfassender Vergleich: Die CSRD fragt über 1.000 Datenpunkte ab, beim VSME-Bericht sind es nur knapp 100.
Anders als börsennotierte Großunternehmen sind KMU nicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach CSRD verpflichtet. Dennoch stehen sie zunehmend unter Druck ihrer Stakeholder – seien es Geschäftspartner, Kunden oder Investoren – transparente Informationen zu ihren Nachhaltigkeitsaktivitäten zu liefern. Lieferkettentransparenz immer wichtiger, da große Unternehmen für ihre eigene Berichterstattung Daten von ihren Zulieferern benötigen und entsprechende Anfragen zu ESG-Themen (Environmental, Social, Governance) stellen. Um die Aufbereitung und das Reporting ihrer Nachhaltigkeitsdaten kommen sie also nicht herum.
Der VSME bietet hier eine Lösung, die auf die Strukturen und Voraussetzungen von KMU ausgelegt wurde: Der Standard ist weniger komplex als die CSRD-Anforderungen, aber dennoch strukturiert genug, um glaubwürdige und vergleichbare Nachhaltigkeitsinformationen zu liefern.
Aufbau und Bestandteile des VSME
VSME folgt einem modularen Aufbau und gliedert sich in drei Hauptbereiche, die den klassischen ESG-Kategorien entsprechen:
- Umwelt (Environment): Dieser Bereich umfasst Themen wie Energieverbrauch, CO2-Emissionen, Wassernutzung, Abfallmanagement und Kreislaufwirtschaft. Hier geht es darum, die direkten und indirekten Umweltauswirkungen des Unternehmens zu erfassen und darzustellen.
- Soziales (Social): Der soziale Bereich behandelt Aspekte wie Arbeitsbedingungen, Gesundheits- und Arbeitsschutz, Diversity und Inklusion, Aus- und Weiterbildung sowie die Auswirkungen auf lokale Gemeinschaften.
- Unternehmensführung (Governance): Hier stehen Themen wie Unternehmensethik, Compliance, Risikomanagement, Datenschutz und die Struktur der Unternehmensführung im Fokus.
Das Basismodul und das umfassende Modul
Der VSME bietet Unternehmen zwei verschiedene Berichtsmodule: Das Basic Module (Basismodul) bildet die Grundlage jeder VSME-Berichterstattung und enthält die wichtigsten Nachhaltigkeitskennzahlen aus allen drei ESG-Bereichen. Dieses Modul ist verpflichtender Bestandteil jeden VSME-Berichts und gewährleistet eine einheitliche Mindestberichterstattung.
Unternehmen, die detailliertere Informationen bereitstellen möchten oder aufgrund ihrer Stakeholder-Anforderungen umfassendere Transparenz benötigen, können zusätzlich das Comprehensive Module (Umfassendes Modul) nutzen. Dieses erweitert die Berichterstattung um zusätzliche Kennzahlen und tiefergehende Analysen.
Praxisnahe Berichterstattung mit angemessenem Aufwand durch das „If-Applicable-Prinzip“
Ein wichtiger Unterschied zu anderen, größeren Berichtsstandards ist das "If-Applicable-Prinzip", das sowohl beim Basis- als auch beim umfassenden Modul gilt. Unternehmen müssen dadurch nur über die Themen berichten, die für ihr Geschäftsmodell und ihre Branche relevant sind. Kennzahlen, die aufgrund der Unternehmensgröße oder des Geschäftsbereichs nicht anwendbar sind, können ausgelassen werden. Es müssen je nach Anwendungsfall also weniger Datenpunkte bearbeitet werden, was den Berichtsaufwand erheblich reduziert und für eine praxisnahe Berichterstattung sorgt.
Vorteile der freiwilligen VSME-Berichterstattung für KMU
Die Implementierung eines Reportings nach VSME bringt für kleine und mittlere Unternehmen eine Reihe konkreter Vorteile mit sich:
- Verhältnismäßigkeit: Der Standard ist speziell auf die Ressourcen und Möglichkeiten von KMU zugeschnitten, ohne sie zu überfordern.
- Strukturierter Ansatz: Der VSME bietet einen klaren Rahmen für die systematische Erfassung von Nachhaltigkeitsdaten.
- Verbesserte Stakeholder-Kommunikation: Transparente Berichterstattung stärkt das Vertrauen von Kunden, Partnern und Investoren.
- Zukunftssicherheit: Unternehmen bereiten sich proaktiv auf mögliche zukünftige Berichtspflichten vor.
- Effizienzsteigerungen: Die systematische Datenerfassung deckt oft Optimierungspotenziale in Prozessen auf und führt zu Kosteneinsparungen.
Das größte Argument für das Nachhaltigkeitsreporting aber sind die Wettbewerbsvorteile, die Unternehmen damit erlangen können. Diese gehen weit darüber hinaus, dass eine transparente Nachhaltigkeitskommunikation positiv auf das Image eines Unternehmens einzahlt. Denn wie bereits erwähnt fordern Stakeholder zunehmend aufbereitete ESG-Daten. Das trifft insbesondere auf die großen Unternehmen und Konzerne zu, die selbst unter die Berichtspflicht nach CSRD fallen und einen Nachhaltigkeitsbericht veröffentlichen müssen. Dafür benötigen sie auch entsprechende Daten aus ihrer Lieferkette. Die Zulieferer, die die Daten nicht bereitstellen können, werden dann im Zweifel als Lieferant ausgeschlossen. Transparenz in den ESG-Daten bekommt also zunehmend einen relevanten monetären Gegenwert.
Praktischer Einstieg in VSME:
Mit vorhandenen Daten starten
Auch wenn der VSME überschaubar in seinem Umfang ist, stellt das Anfangen trotzdem noch eine gewisse Hürde dar. Als einfacherer Einstiegspunkt bietet sich hier für viele KMU der Umweltteil an. Der Grund ist einfach: Hier können Unternehmen oft auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen, anstatt komplett neue Erfassungssysteme und Prozesse aufbauen zu müssen. Ein besonders effektiver Startpunkt sind Energieverbrauchsdaten. Unternehmen, die bereits ein digitales Energiemonitoring implementiert haben, sind hier klar im Vorteil. Moderne Energiemanagement-Lösungen erfassen nicht nur den Gesamtverbrauch, sondern können auch einzelne Energieträger differenziert darstellen. Aus diesen Energiedaten lassen sich ganz einfach die für den VSME-Bericht relevanten CO2-Emissionen ableiten.
Automatisiert kann das z.B. in unserer CO2 Monitor Software erfolgen. Die Software berechnet automatisch die jeweiligen CO2-Äquivalente basierend auf den aktuellen Emissionsfaktoren der verschiedenen Energieträger. So werden aus vorhandenen Kilowattstunden-Werten ohne zusätzlichen Aufwand die benötigten Emissions-Kennzahlen berechnet. Anstatt wochenlanger manueller Datensammlung reduziert der CO2 Monitor den Aufwand für den Umweltteil der VSME-Berichterstattung auf nur wenige Klicks in der Software.
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Weitere vorhandene Daten für den VSME-Bericht
Neben Energiedaten verfügen die meisten Unternehmen über weitere Informationen, die direkt für den VSME-Bericht verwendet werden können:
- Personaldaten: Mitarbeiterzahl nach Geschlecht, Altersstruktur, Qualifikationsniveau und Beschäftigungsverhältnissen sind in der Regel in der Personalabteilung bereits erfasst.
- Arbeits- und Gesundheitsschutz: Unfallstatistiken, Ausfalltage und Schulungsmaßnahmen werden oft bereits für interne Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben dokumentiert.
- Lieferanten- und Kundenstruktur: Informationen über regionale Verteilung, Lieferantenanzahl und Kundensegmente liegen meist in CRM- oder ERP-Systemen vor.
- Governance und Compliance: Zertifizierungen, Audit-Ergebnisse und Compliance-Schulungen sind in der Regel bereits dokumentiert und müssen nur für die VSME-Berichterstattung aufbereitet werden.
Schritt für Schritt zum freiwilligen Nachhaltigkeitsbericht
1. Datenbestandsaufnahme durchführen: Erfassen Sie systematisch, welche nachhaltigkeitsrelevanten Daten in Ihrem Unternehmen bereits vorliegen. Durchforsten Sie dabei nicht nur offensichtliche Quellen, sondern auch ERP-Systeme, Controlling-Berichte und Qualitätsmanagement-Dokumentationen.
2. Mit dem Umweltteil beginnen: Starten Sie Ihre VSME-Berichterstattung mit den Umweltdaten, da hier meist die beste Datenbasis vorhanden ist. Energieverbrauch und CO2-Emissionen bilden dabei den Kern.
3. Digitales Energiemonitoring als Fundament etablieren: Falls noch nicht vorhanden, sollten Sie die Implementierung eines digitalen Energiemanagement-Systems in Betracht ziehen. Dies schafft nicht nur die Datenbasis für VSME, sondern hilft auch bei der Identifikation von Energieeinsparpotenzialen.
4. Schrittweise Erweiterung: Nachdem der Umweltteil steht, erweitern Sie Ihre Berichterstattung sukzessive um soziale und Governance-Aspekte. Auch hier gilt: Nutzen Sie zunächst vorhandene Daten, bevor Sie neue Erfassungsprozesse etablieren.
5. Kontinuierliche Verbesserung: Optimieren Sie über die Zeit sowohl die Datenqualität als auch den Umfang Ihrer Berichterstattung. VSME ist ein Prozess, keine einmalige Aktion.
Mit VSME praktikabel zur Nachhaltigkeitsberichterstattung
Der VSME bietet kleinen und mittleren Unternehmen einen praktikablen Weg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung, ohne sie zu überfordern und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Der Schlüssel zum erfolgreichen Einstieg liegt darin, mit vorhandenen Daten zu beginnen – insbesondere im Umweltbereich, wo oft schon viele Informationen vorliegen.
Unternehmen, die bereits über ein digitales Energiemanagement-System verfügen, haben dabei einen deutlichen Vorteil: Sie können einen Großteil der benötigten Umweltdaten direkt aus ihrem bestehenden System ableiten. Dies reduziert den Aufwand erheblich und ermöglicht einen schnellen Einstieg in die strukturierte Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Langfristig profitieren Unternehmen nicht nur von verbesserter Stakeholder-Kommunikation und Wettbewerbsvorteilen, sondern oft auch von operativen Effizienzsteigerungen durch die systematische Analyse ihrer Nachhaltigkeitsdaten. Der VSME wird damit zu einem praktischen Instrument für nachhaltiges Wachstum und zukunftsfähige Unternehmensführung.
